Kommunikation zwischen „Hallo“ und Planung

Ich hatte diesen Beitrag bereits in der Planung, als sich kürzlich ein Freund über die Situation der aktuellen Kommunikationswege – im konkreten Fall war es WhatsApp – äußerte, und der Meinung war es sei zu unübersichtlich und nicht nachvollziehbar. Auslöser war, dass er nachträglich in eine Gruppe hinzugefügt wurde, und die initialen Infos nicht mitbekommen hatte, und somit nicht folgen konnte worum es geht. Recht hat er, wie ich finde. Aber WhatsApp ist nur ein Problem. Wenn auch das wahrscheinlich größte. Doch es gibt noch mehr.

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Fangen wir mit einem der ersten Mittel an, wenn es um Kommunikation im Internet geht: den Emails.

Für Leute wie mich, die viele Mails bekommen, sind aussagekräftige Betreffzeilen Gold wert. Nein ich bin nicht wichtig oder beliebt, ich bekomme halt Rechnungen, Newsletter, Statusmeldungen von Blogs, Bestellbestätigungen, Protokolle von Gruppentreffen und so weiter, und sofort. Da möchte ich auf den ersten Blick sehen, um was es geht, um dann zu entscheiden wie schnell ich antworte, oder mich um den Inhalt kümmer. Meistens nimmt mir das schon ein Filter ab. Alles mit „Rechnung“ im Betreff wandert in, wer hätte es geahnt, in den Ordner Rechnungen. Dann weiß ich, dass ich mich nicht drum kümmern muss, sondern dass das nur für die Unterlagen ist. Meistens kann ich auch nach Absender filtern, was das ganze etwas sicherer macht.

Doch was ist, wenn ich eine Mail bekomme, mit dem Betreff „Nächstes Treffen“? Jetzt bin ich in zwei Gruppen, zu denen dieser Betreff gehören könnte. Nach „Treffen“ kann ich also nicht filtern, um die Mail in den entsprechenden Gruppenordner zu schieben. Ein Absender geht auch nicht, denn was ist, wenn mir der Absender mal etwas schickt, was nichts mit der Gruppe zu tun hat? Hier hat sich folgendes Schema sehr gut gemacht.

Gruppenname :: Nächstes Treffen 11.11.2014

oder

Gruppenname :: Veranstaltungsname :: Teilnehmerliste

So brauche ich nicht mal die Mail zu öffnen, und weiß schon genau um was es geht. Und ich weiß, ob und wie schnell ich reagieren muss. Wie fein man den Betreff jetzt gliedert ist natürlich von der Größe der Organisation und Planung abhängig. Aber zweiteilig sollte er mindestens sein. So kann man schön nach „Gruppenname“ filtern.

Per Email werden auch gerne Dateien rum geschickt, die von den Empfängern ergänzt und zurück geschickt werden sollen. Wie unpraktisch das ist, wenn 50 Leute diese Datei bekommen, und fünf Änderungen den Rückweg antreten, um vom Initiator wieder zusammen gefasst zu werden, muss ich bestimmt nicht groß erwähnen. Ich hatte hier schon einige Systeme angeboten, darunter google Drive oder eigene Datenbanken. Aber es wurde nicht angenommen.

Gut geplant ist halb gewonnen. Aber wo habe ich den Zettel noch gleich?

Ein nachteil von Mails ist, dass die Nachverfolgung von Planungen recht schwer ist. Antworten kommen gleichzeitig rein, widersprechen sich und sind chronologisch eventuell verzerrt. Hier erhalte ich unter anderem Protokolle per Mail, die den letzten Stand abbilden. Das ist soweit auch echt gut. Nur erstens, bekomme ich die als PDF, was auf Handy oder Tablet zu zoom und Scroll-Orgien führt. Aber zusätzlich auch, die Diskussionshistorie nicht abbildet. Am Ende steht da „Wurde entschieden“. Aber waum da so ist, was dafür oder dagegen gesprochen hat, lässt sich nicht mehr sagen. Und eventuell kommt die Frage nochmal auf, und die Diskussion beginnt von vorne. Also Protokolle im Netz zugänglich machen, und/oder per Text in der Mail, damit man dort zumindest suchen und sortieren kann. Dateianhänge sind immer ganz schlecht.

Immerhin gelingt es teilweise Gespräche die in Persona stattfanden zu Papier zu bringen, damit es nicht heißt „wurde doch so besprochen“ oder „wir haben uns da was ausgedacht und gemacht“. Aber auch hier gibt es wieder Listen und Dateien, die zur Planung herangezogen werden. Immer wieder werden korrigierte Version nachgereicht, was die Übersicht echt erschwert. Dabei gibt es doch Planungstools, die einfach und kostenlos sind. Sogar Leien verstehen zum Beispiel Trello, meinen aktuell genutzten Service. Mehrere einfache Listen, Elemente einfach mir der Maus von hier nach dort ziehen, Anhänge hinzufügen, Aufgaben an Benutzer zuweisen. Schlicht und einfach. Aber auch das, so wirde mir gesagt, wird wohl nicht angenommen werden. Wieder ein Account mehr, den keiner anlegen will. Naja zumindest funktioniert Doodle ganz gut, um Termine zu finden. Und als Teilnehmerliste für einen fixen Termin, bei dem man auch „Salate“ eintragen kann, habe ich ein eigenes System geschrieben. Ganz ohne Anmeldung. Man sollte hier natürlich den Teilnehmern vertrauen, damit die Daten nicht manipuliert werden. Das ist halt die Krux an Account freien Systemen.

Und um eines mal klar zu sagen: Facebook ist kein gutes Werkzeug um Events zu planen. Natürlich kann man Events anlegen, etwas in die Infos schreiben und Leute einladen. Diese müssen aber bei Facebook sein. Und ich kenne genug, die es nicht sind und wirklich, wirklich nicht wollen. Und schon gar nicht, nur um einem Event zu- oder abzusagen.

Hallo, wie geht’s bleibt’s bei dabei?

Wenn es mal schnelle Absprachen benötigt, und man zeitig eine Rückmeldung braucht, sind Messenger und Chat Apps eine super Sache. Das steht außer Frage. Hier ne Frage, da eine Verabredung. Eine schnelle Antwort folgt. Perfekt. Aber was passiert, wenn eine Gruppe, ein Chat, für mehrere Themen missbraucht wird?

User A: Das Konzert wird klasse, geht jemand mit?
User B: Ich hab noch ne Karte für den FC, braucht die jemand?
User C: Ja, ich.

Spätestens jetzt ist die Verwirrung komplett. Und wenn dann in einer Gruppe Themen wie Kamelle, Umzüge, Hochzeiten und Geburtstage gemischt werden, nutzt es auch kaum etwas, dass man im Falle von WhatsApp mal stumm schalten kann. Entweder man bekommt mindestens acht Stunden nichts mit, oder das Handy terrorisiert einen. Man kann die Gruppe, wegen der wenigen wichtigen Themen ja nicht verlassen. Darum mein Ratschlag, meine Bitte:

Pro Thema, einen Chat/eine Gruppe

Dann kann jeder, der unfreiwillig hinzugefügt wurde, auch wieder aus der Gruppe austreten. Und bitte achtet darauf, dass wenn ihr jemanden nachträglich einer Unterhaltung hinzufügt, dass ihr ihn oder sie kurz einen Überblick gebt. Falls man einen schnellen, sicheren Chat haben möchte, in dem man auch lesen kann, was vorher so beredet wurde, kann man auch zu HipChat greifen. Kostenlos, sicher und man kann, zusätzlich zu den Apps, auch am PC an der Unterhaltung teilnehmen. Dateien lassen sich anfügen und Chats durchsuchen. Aber auch hier werden viele wieder zu gemütlich sein, minimal zusätzlichen Aufwand einzugehen. Egal wie viel Zeit und Nerven sie dann hinterher sparen können.

Ein kleines Nachwort.

Ich möchte hier absolut keinem auf die Füße treten. Die Beispiele sind einigen Leuten, die das hier lesen bekannt, und ich musste diese als solche heranziehen, um zu erklären um was es mir geht. Wenn ich euch das zu Herzen nehmt, dann nicht böse, und auch nicht mit nörgelndem Mecker ton. Sondern einfach nur als Tipp. Bei Zeiten werde ich diese Vorschläge auch noch öffentlich vortragen. Aber dafür muss ich das schon als eine Art Präsentation gestalten, weil ich das ja verkaufen muss. Irgendwie.